Votre rôle
Par l’exercice de vos missions, vous contribuez à l’image et la réputation de l’entreprise en proposant un accueil de qualité à tous les visiteurs, clients ou autres fournisseurs, dans les locaux de la société ou au téléphone.
En interne, vous contribuez au bien-être des collaborateurs, par la prise en charge des tâches visant à garantir des conditions de travail optimales.
Vos missions
Vos missions couvrent différentes sphères d’activité de l’entreprise, et plus spécifiquement :
L’accueil
Vous vous assurez que tous les visiteurs soient accueillis dans le haut niveau de qualité qui caractérise la Société au quotidien et orientés vers l’interlocuteur ad-hoc en interne ; vous réceptionnez les appels entrants et les orientez en interne ou apportez la réponse adéquate ; enfin, vous assurez également l’accueil et le premier niveau de screening des personnes souhaitant déposer leurs candidatures.
La gestion du courrier
Vous réceptionnez et assurez le traitement du courrier entrant, ainsi que la préparation de l’ensemble du courrier sortant, quotidiennement ; vous réceptionnez et assurez également la distribution des mails et fax adressés à la Société via les adresses Groupe.
La gestion des matériels et consommables
Par une gestion des stocks adéquate, vous assurez la mise à disposition permanente des consommables comme les fournitures de bureau, le mazout, les boissons froides et chaudes et leurs accessoires, le matériel de cuisine,…
La contribution à la vie quotidienne et au bien-être des collaborateurs
Vous assurez la mise à disposition des fruits, ainsi que les commandes de sandwichs quotidiennes ; vous prenez en charge les tâches favorisant le bon déroulement des réunions organisées avec des externes ou de réceptions de clients (mise en place des salles, mise à disposition de boissons, de repas,….) ; vous assurez enfin l’organisation de petits événements en interne.
Le nettoyage des bâtiments
Vous vous assurez que les bâtiments sont entretenus conformément au contrat élaboré avec la société de nettoyage, et vérifiez que les salles de réunion restent propres et accueillantes tout au long de la journée.
Sur demande ou ponctuellement
Vous traitez des tâches de secrétariat de la direction, comme la réservation de salles en interne, de restaurants, de voitures, d’hôtels, ou de billets d’avions,…
Vous apportez éventuellement un support aux autres services support du Groupe ;
Vous prenez en charge la mise à disposition de l’information et toutes les actions liées aux fermetures annuelles du Groupe,…
Votre profil
Vous êtes titulaire d’un baccalauréat dans une orientation de secrétariat ou de commerce ;
Vous disposez d’une expérience préalable dans un rôle identique, idéalement dans un secteur ou une structure semblable ;
Vous faites preuve d’un très bon sens de l’accueil et du contact, doublés d’une grande empathie ;
Vous êtes organisé, rigoureux et méthodique ;
Vous êtes capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;
Vous placez votre sens critique au service des solutions que vous proposez et mettez en place ;
Vous maîtrisez la langue française à la perfection, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
Vous pouvez soutenir un échange professionnel des langues anglaise et néerlandaise, à l’oral et à l’écrit.
Vous maîtrisez les outils informatiques usuels (Windows, suite Office,…)
La maîtrise professionnelle de l’anglais est un atout sérieux.